A lo largo de nuestra vida se producen numerosos actos jurídicos. Hechos como el fallecimiento de un ser querido, la intención de adquirir una propiedad en España, la regulación del régimen económico matrimonial, la autorización de un representante legal en España, el otorgamiento o la aceptación de una herencia, etc.
A continuación, explicamos los casos más habituales y la documentación necesaria para su formalización notarial.
Declaración de herederos intestados
- DNI del fallecido, certificado literal de defunción y certificado de últimas voluntades (este último podemos solicitarlo nosotros). En su caso, podrá requerirse un certificado de empadronamiento del fallecido (no será necesario si el domicilio que figura en el DNI o en el certificado de defunción coincide con el último domicilio conocido).
- Datos de la PERSONA SOLICITANTE (que debe ser uno de los interesados en la herencia) y de DOS TESTIGOS, mayores de edad y conocedores de la familia del difunto: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, domicilio y número de DNI.
- Para determinar el grupo familiar con derecho a heredar, se deberá aportar el Libro de Familia del fallecido, o los certificados literales de matrimonio, certificados de nacimiento de los hijos, etc. Indicaremos los certificados necesarios según la situación familiar del fallecido en el momento de su muerte.
- Datos de las personas que vayan a ser declaradas herederos abintestato: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, domicilio y número de DNI.
Capitulaciones matrimoniales
Las capitulaciones matrimoniales, para establecer el régimen económico del matrimonio, pueden ser prenupciales (antes del matrimonio) o postnupciales (después del matrimonio).
Se necesita:
- Datos de los otorgantes: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, domicilio y número de DNI.
- Libro de Familia o certificado de matrimonio (si son postnupciales). En este caso, pueden ir seguidas de una liquidación de gananciales, para lo cual se necesitarán los títulos de propiedad (escrituras, etc.) y su valoración, así como el cuadro de liquidación: los bienes que corresponderán a cada cónyuge (recordando que la sociedad de gananciales solo puede liquidarse al 50/50).
Compraventa de bienes inmuebles
- Datos del COMPRADOR y del VENDEDOR: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, domicilio y número de DNI.
IMPORTANTE: Especificar el régimen económico matrimonial (si existe separación de bienes, deberá aportarse la escritura de capitulaciones inscrita en el Registro Civil donde conste el matrimonio).
Si alguna de las partes es una persona jurídica (por ejemplo, una sociedad), su representante deberá aportar la escritura de constitución, la declaración de titularidad real y la escritura de apoderamiento o nombramiento de representante legal.
- Escritura de propiedad del vendedor y último recibo del IBI.
- El vendedor deberá aportar también un certificado de estar al corriente de pago con la comunidad de propietarios (si procede) y un certificado de eficiencia energética.
- Si el inmueble es de protección oficial y está sujeto a derechos de tanteo o retracto a favor de la Generalitat Valenciana, o a limitaciones en el precio de venta, el vendedor deberá aportar la correspondiente autorización administrativa.
- Medios de pago: copia del justificante de la transferencia (con indicación de las cuentas de cargo y abono) o del cheque bancario (especificando la cuenta contra la que se emite). Existen limitaciones al pago en efectivo.
Gastos de la operación: Si no se pacta otra cosa, la Ley establece que:
- El vendedor paga: la escritura matriz (salvo la copia autorizada, que corresponde al comprador) y la Plusvalía municipal (Impuesto sobre el Incremento del Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana). Si el vendedor es no residente, el comprador deberá retener el 3% del precio de venta, ingresándolo en Hacienda mediante el modelo 211, en el plazo de un mes desde la fecha de la transmisión. El vendedor asumirá además los gastos de cancelación de cargas, como hipotecas, para transmitir la finca libre de gravámenes.
- El comprador paga: las copias de la escritura, los gastos de inscripción en el Registro de la Propiedad y los impuestos (ITP o IVA, según proceda).
Compraventa de participaciones sociales o acciones
- Datos del COMPRADOR y del VENDEDOR: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, domicilio y número de DNI.
IMPORTANTE: Indicar el régimen económico matrimonial (si es separación de bienes, deberá aportarse la escritura de capitulaciones inscrita en el Registro Civil correspondiente). Si alguna de las partes es persona jurídica, su representante deberá aportar la escritura de constitución, la declaración de titularidad real y la escritura de apoderamiento o de nombramiento de representante legal.
- Escritura de propiedad del vendedor.
- Datos de la sociedad cuyas participaciones o acciones son objeto de transmisión. Lo más recomendable es aportar copia de la escritura de constitución, donde figuran estos datos y los estatutos sociales, ya que normalmente existen derechos de adquisición preferente cuyo alcance debe verificarse.
- Medios de pago: copia del justificante de transferencia (con indicación de las cuentas) o cheque bancario (con especificación de la cuenta).
- Gastos de la operación: indicar quién asume los gastos de la escritura. Estas operaciones están exentas del pago del ITP, salvo excepciones.
Adjudicación de herencia
- Certificados literales de defunción, de últimas voluntades y del registro de seguros de vida (podemos gestionarlos si no los tiene).
- Copia autorizada del testamento (si no la posee, la obtendremos) o, en su caso, del acta de declaración de herederos abintestato.
- Si el fallecido no otorgó testamento y no se ha tramitado aún la declaración de herederos, le informaremos sobre el procedimiento.
- Datos de los herederos: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, domicilio y número de DNI.
- Escrituras de propiedad de los bienes inmuebles (con el último recibo del IBI) y/o de las participaciones o acciones titularidad del causante.
- Certificado bancario, a la fecha de fallecimiento, de las cuentas (incluidas las de valores, fondos de inversión, etc.) del fallecido.
- Documentación de los vehículos, si los hubiera.
- En caso de existir seguros de vida, certificado de la entidad aseguradora con los datos del beneficiario y el importe a percibir.
RECUERDE: La legislación fiscal establece un plazo de seis meses desde la fecha de fallecimiento para presentar la liquidación del Impuesto de Sucesiones. Superado este plazo, se aplicarán recargos y sanciones.
Constitución de sociedades
- Datos de los socios: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, domicilio y DNI. Si alguno está casado en régimen de separación de bienes, deberá aportar la escritura de capitulaciones inscrita en el Registro Civil correspondiente. Si el socio es una persona jurídica, será necesario aportar la escritura de constitución, la declaración de titularidad real y la escritura de apoderamiento o de nombramiento del representante legal.
- Indicar la participación de cada socio en el capital social (mínimo 3.000 € para una S.L. y 60.000 € para una S.A.).
- Certificación negativa de denominación social del Registro Mercantil Central (con una validez de tres meses desde su expedición). Podemos gestionarla por usted.
- Objeto social (especificando las actividades que lo componen y el CNAE de la actividad principal), domicilio social y datos del administrador (puede ser único, solidario, mancomunado o un consejo de administración; incluso una persona jurídica, designando al representante físico).
- Estatutos sociales (podemos facilitarlos).
- Respecto a las aportaciones, si son en dinero, deberá aportarse un certificado bancario del depósito a nombre de la sociedad en constitución (no obligatorio para las S.L.). Si son no dinerarias, deberán aportarse los títulos de propiedad (inmuebles, participaciones, acciones, etc.); en el caso de vehículos o bienes muebles, basta con la documentación acreditativa.
Es posible constituir una sociedad unipersonal, con un único socio.
Otorgamiento de poderes
- Datos del poderdante y del apoderado: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, profesión, domicilio y número de DNI. Según el fin del poder, deberá indicarse el régimen económico matrimonial: si existe separación de bienes, se aportará la escritura de capitulaciones inscrita en el Registro Civil correspondiente. Si se trata de un poder para pleitos, el abogado le indicará la lista de letrados y procuradores a designar. Si el poder lo otorga una persona jurídica, deberá aportarse la escritura de constitución y la escritura de nombramiento del representante legal.
- Facultades: contenido del poder. Si lo desea, podemos facilitarle modelos de poderes según su finalidad (general, para comprar, vender, aceptar herencias, etc.).
Importante: Si el poder se otorga ante notario en el extranjero, deberá apostillarse conforme al Convenio de La Haya, y además deberá traducirse al español para ser válido en España.
Otorgamiento de testamento
- Datos del testador: nombre y apellidos, fecha y lugar de nacimiento, nombre de los padres (indicando si viven o no), estado civil (si está casado: nombre y apellidos del cónyuge), profesión, domicilio y número de DNI. Si existen descendientes: nombre y apellidos de los mismos. Con esta información le informaremos de las opciones disponibles conforme a las limitaciones legales de la libertad testamentaria, en caso de existir herederos forzosos o legitimarios.
Voluntades anticipadas (“testamento vital”)
Si desea otorgar también el documento de voluntades anticipadas, deberá aportar además:
- Número de la tarjeta SIP y número de teléfono móvil.
- Datos (con número de móvil) de la persona o personas de confianza que designe para el diálogo, interpretación y toma de decisiones en este ámbito.
Como puede comprobar, cada caso requiere una documentación específica.
Es muy importante conocerla para evitar problemas de última hora que puedan retrasar los trámites notariales y administrativos, con las consecuencias que ello conlleva.
En DA Advisers podemos ayudarle a realizar todos los actos que requieran intervención notarial o registral, así como a representarle ante la Agencia Tributaria, la Seguridad Social o el Registro Mercantil.
En Alicante, a 7 de septiembre de 2023
Gabriel Díaz García
Economista Colegiado de Alicante nº 3611
Actuario y Asesor Financiero Europeo
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